Buscás un documento de un cliente y no lo encontrás. Mandaste una propuesta hace tres semanas y no te acordás si volviste a llamar. La gestión de consultora es el trabajo que nadie te enseñó y que define si podés atender a cinco clientes o solo a dos.
Qué hay que ordenar
En una consultora hay cuatro cosas que se desordenan primero:
- Clientes: quiénes son, qué contrataron y en qué etapa está cada uno.
- Relaciones: las personas que rodean a cada cliente. Quién decide, quién paga, quién te pasa la información.
- Proyectos: qué hay que hacer, quién lo hace y para cuándo.
- Información: documentos, presentaciones, informes y antecedentes.
Si una de las cuatro vive solo en tu cabeza, el día que no estés, o que tengas tres urgencias juntas, se pierde.
Clientes y propuestas
Registrá cada cliente desde el primer contacto, aunque todavía no sea cliente. Anotá:
- Cómo llegó: quién te lo recomendó.
- Qué necesita, con sus palabras.
- Qué propuesta le enviaste y cuándo.
- Cuándo volver a llamar.
Muchas propuestas se pierden porque nadie hizo el seguimiento.
Relaciones
En cada cliente hay varias personas. En una campaña, el candidato, el jefe de campaña, el de prensa y el que maneja la plata. En una empresa, el dueño, el gerente y el que te pasa los datos. Saber quién es quién, y qué le importa a cada uno, te ahorra malentendidos.
Anotá también a quién conociste a través de cada cliente. Esos contactos son tus próximas recomendaciones.
Proyectos
Cada proyecto necesita tres datos siempre visibles:
- Qué se entrega.
- Quién lo hace.
- Para cuándo.
Revisalos una vez por semana. Lo que está atrasado se ve antes de que el cliente lo reclame. Si un proyecto tiene varias personas, cada una tiene que poder ver qué le toca a ella y qué les toca a las demás.
Información
Guardá los documentos de cada cliente en un solo lugar, con nombres que se entiendan. «Diagnóstico-cliente-mes» sirve. «Final-final-2» no. Cuando un colaborador se suma, tiene que poder encontrar todo sin preguntarte.
Señales de que tu consultora necesita orden
- Buscás un documento más de una vez por semana.
- Te enterás tarde de que un proyecto está atrasado.
- No sabés cuántas propuestas tenés pendientes.
- Un cliente te pregunta algo que ya le respondiste y no encontrás la respuesta.
- No podés tomarte una semana sin que todo se frene.
Si te pasan dos o más, tu consultora necesita gestión.
Cuando sumás un colaborador
El primer colaborador pone a prueba tu orden. Todo lo que estaba en tu cabeza tiene que pasar a un lugar donde otro lo encuentre. Antes de sumarlo:
- Escribí qué clientes va a atender y qué sabe cada uno.
- Dejá a mano los documentos de cada proyecto.
- Definí cómo se van a contar qué hizo cada uno en la semana.
- Acordá qué puede decidir solo y qué tiene que consultarte.
Si esto está ordenado, el colaborador suma desde el primer día de trabajo. Si no, te quita tiempo en lugar de dártelo.
Por qué las planillas no alcanzan
Una planilla sirve al principio. Con varios clientes aparecen los problemas: versiones distintas, datos que no se actualizan, información repartida entre la planilla, el correo y el chat. El tiempo que perdés buscando datos es tiempo que no dedicás a asesorar.
Una herramienta pensada para consultores
SINERGIA es la herramienta de ICN para ordenar clientes, relaciones, proyectos e información en un solo lugar. Sirve para consultoría política y de empresas. En la demostración te mostramos qué funciones están disponibles hoy y cuáles están en desarrollo.
Rutina semanal de gestión
Un momento fijo por semana alcanza para mantener la consultora ordenada:
- Revisá las propuestas pendientes y definí a quién llamar.
- Revisá los proyectos y marcá lo atrasado.
- Actualizá los datos de cada cliente con lo que pasó en la semana.
- Anotá los contactos nuevos.
Orden y crecimiento
Una consultora ordenada puede atender más clientes sin trabajar el doble. También puede sumar colaboradores y derivar trabajo sin perder el control. Si además querés colegas que te deriven clientes, mirá el networking para consultores. Si querés aprender método, mirá la formación de ICN.
Para ver cómo encaja todo, mirá los servicios para consultores.